E-Mailing
Als User von SPDplus hat man die Möglichkeit, unbegrenzt E-Mail-Adressen anzulegen und zu verwalten. Admins erhalten mit der Anmeldung bzw. nach Anforderung bei cms-admin@spd.de ein Datenblatt mit den Zugangsdaten zu Artfiles, unserem E-Mail-Provider.
Nach dem Login bei Artfiles https://www.artfiles.de/dcp/login/ sieht man zunächst einen Überblick über die Nutzung des Zugangs und die Zahl der angelegten Adressen.
Um Adressen zu verwalten oder neu anzulegen, klickt man auf E-Mail.
Im neuen Fenster wird einem der Name der Domain angeboten. Falls mehrere Domains mit dem Zugang verknüpft sind, werden sie hier ebenfalls aufgelistet. Man klickt auf diie gewünschte Domain und kann jetzt die Mail-Adressen bearbeiten oder neue erstellen.
Nach dem Klick erscheint eine Seite, die im Kopf verschiedene Informationen bereithält. Wichtig für SPDplus ist nur der Punkt "E-Mail-Sicherheit". Hier sollte DKM nach Klick auf "Bearbeiten" (1) auf aktiv gestellt werden.
Weiter unten erscheint eine Liste mit allen angelegten E-Mail-Adressen. Mit einem Klick können die Adressen bearbeitet werden.
Um eine neue E-Mail-Adresse anzulegen, klickt man auf "Neu anlegen" (2).
Im folgenden Fenster ist bereits die Domain im Kontonamen eingetragen. Man muss jetzt nur noch den Lokalteil eintragen, z.B. "vorstand" oder "mia.muster". Auf Wunsch kann man darunter einen Kommentar zu der Mail-Adresse eintragen.
Weiter geht es mit der Abfrage nach der Art des Kontos, "Lokale Zustellung (POP3/IMAP)" oder "Weiterleitung". Man kann beides auch kombinieren.
Ein POP3/IMAP-Konto kann man auf dem heimischen Rechner oder Smartphone in ein E-Mail-Programm einbinden und zudem damit den Artfiles-Webmailer nutzen.
Eine Weiterleitung sendet die eingehenden E-Mails an die eingetragenen Empfänger-Adressen. Das Feld für die Adressen öffnet sich nach dem Klick auf die Checkbox neben "Weiterleitung".
Der letzte Punkt von Interesse ist "Automatische Antwort". Wenn man diese Option aktiviert, kann man einen Text schreiben, der automatisch an den Absender gesendet wird. Das ist z.B. bei Urlaub interessant. Neben den Text muss nach Start und Ende der automatischen Antwort in die angebotenen Felder eingegeben werden.
Wenn man sich für eine lokale Zustellung (POP3/IMAP) entscheidet, muss die sich öffnende Vorlage ausgefüllt werden. Zunächst muss man beim Kontonamen den Lokalteil der E-Mail-Adresse eintragen. Optional kann man danach das Kommentarfeld ausfüllen.
Das folgende Passwort wird für das lokale E-Mail-Programm wie z.B. Outlook und den Webmailer benötigt. Es muss ein sicheres Passwort mit ca. 10 Zeichen und mehr sein. Um es zu erzeugen, empfiehlt sich ein Passwort-Generator.
Wird "Catchall" aktiviert, werden alle E-Mails mit der Domain, die keinen gültigen Empfänger haben, an dieses Konto weitergeleitet.
Der Spamfilter ist automatisch aktiviert.
Auf Wunsch kann noch ein "Virenscan" aktiviert werden (empfehlenswert).
Eine Weiterleitung und eine Automatische Antwort sind hier abenfalls möglich.
Nach dem Klick auf "Anlegen" ist die E-Mail-Adresse aktiviert und muss noch im lokalen Programm eingebunden werden. Hilfe dazu gibt es hier: https://support.artfiles.de
Um den Webmailer zu nutzen: https://webmail.artfiles.de/ benötigt man als Benutzername die unter POP3/IMAP angelegt E-Mail-Adresse sowie das dort ebenfalls angelegte Passwort.